Hoe maak je een factuur voor een klant in het buitenland?

Wat fijn! Je hebt een nieuwe klant in het buitenland. Natuurlijk is het hartstikke leuk dat jouw onderneming ook buiten Nederland aandacht krijgt. Maar bij een buitenlandse opdrachtgever komt natuurlijk ook het maken van een factuur kijken. En dat kan de eerste keer wel wat vragen oproepen. Want wat moet er allemaal op een buitenlandse factuur staan? Hoe zit het met de btw? En in welke valuta factureer je? Gelukkig is het minder lastig dan het op het eerste gezicht misschien lijkt.

De standaard factuureisen

Als je een factuur stuurt naar een Nederlandse opdrachtgever, moet deze voldoen aan een aantal standaard factuureisen. Zo moeten onder andere je KVK-nummer, het adres van je opdrachtgever en je btw-identificatienummer altijd vermeld zijn. Ook als je een factuur naar een buitenlandse klant stuurt, moet deze nog steeds voldoen aan de standaard eisen.

Welke taal gebruik je op de factuur?

Als je zaken doet met een Nederlander in het buitenland, of bijvoorbeeld met een Vlaamse klant, kun je natuurlijk gewoon Nederlands als voertaal gebruiken. Het wordt lastiger als jouw opdrachtgever en jij verschillende talen spreken. Je kunt er dan voor kiezen om de nota op te stellen in de taal van de opdrachtgever. Als je zelf die taal echter niet goed spreekt, kan dit alsnog problemen opleveren. Daarom is het dan vaak een betere optie om de factuur in het Engels op te stellen. Vaak begrijpen zowel jij als jouw klant het dan allebei. Dat is wel zo prettig. Twijfel je? Dan kun je hier natuurlijk van tevoren een afspraak over maken met jouw klant.

Hoe zet je een buitenlands adres op je factuur?

Je bent altijd verplicht om het adres van jouw opdrachtgever op de nota te vermelden. Als het om een buitenlands adres gaat, moet je er rekening mee houden dat de opbouw van het adres vaak iets anders is dan in Nederland. Zo zijn postcodes in andere landen vaak niet opgebouwd uit 4 cijfers en 2 letters, zoals in Nederland. Vergeet ook niet om het land te vermelden.

De regels omtrent btw

In Nederland ben je verplicht om btw te rekenen voor je goederen of diensten. Als je zaken doet met het buitenland, zijn de regels net iets anders. Doe je zaken met een ondernemer in de Europese Unie en heeft hij een geldig btw-nummer? Dan kun je de btw verleggen. Dit betekent dat jij geen btw hoeft te rekenen en dus ook niet hoeft te vermelden op de nota. Is dit niet het geval? Dan moet je, net als bij Nederlandse klanten, gewoon btw rekenen en vermelden.

In welke valuta factureer je?

Doe je zaken met iemand van buiten de Eurozone? Dan zul je moeten bepalen in welke valuta je wilt factureren. In principe mag het zowel in Euro´s als in de vreemde valuta. Waar je voor kiest, hangt af van wat je afspreekt met de klant. Kies je voor factureren in de vreemde valuta? Dat maakt het betalen voor jouw opdrachtgever eenvoudiger. Tegelijkertijd maakt het je eigen administratie wel wat ingewikkelder. Denk hier dus goed over na en maak duidelijke afspraken met de andere partij.

Welke betalingsvoorwaarden gelden bij een buitenlandse nota?

Als je een nota stuurt naar een buitenlandse opdrachtgever, wil je natuurlijk wel dat het betalen goed gaat. Jouw klant zal vanuit het eigen land geld moeten overmaken naar Nederland. Daarom vermeld je op de nota niet alleen het IBAN-nummer, de naam van de rekeninghouder en de plaats van de rekeninghouder, maar moet je ook de BIC code en/of de SWIFT code van de bank vermelden. Zonder deze gegevens kan het zijn dat banken extra kosten in rekening brengen voor het overmaken van het geld. Daarnaast moet je er rekening mee houden dat het een paar dagen extra kan duren voordat een buitenlandse betaling op je rekening staat.