Gebruiksvoorwaarden Factuur Assist Factuurgenerator

Gebruik van de Dienst

De Factuurgenerator is een Dienst waarmee u facturen kunt genereren voor uw klanten.

Om de Factuurgenerator te kunnen gebruiken, moet u zich eerst registreren. Tijdens uw registratie dient u akkoord te gaan met onderhavige gebruiksvoorwaarden en de bijbehorende verwerkersovereenkomst. Deze gebruiksvoorwaarden en de bijbehorende verwerkersovereenkomst zullen u per mail worden toegezonden. Nadat uw registratie is afgerond, kunt u op uw account inloggen en de Dienst gebruiken.

U start met een vrijblijvend proefabonnement voor 30 dagen. Na deze 30 dagen heeft u de mogelijkheid om uw abonnement om te zetten naar een betaald abonnement. U bent dit niet verplicht.

U dient de toegang tot uw account middels de gebruikersnaam en wachtwoord af te schermen voor onbevoegden. In het bijzonder dient u het wachtwoord strikt geheim te houden. Factuur Assist mag er vanuit gaan dat alles wat gebeurt vanaf uw account na aanmelding met uw gebruikersnaam en wachtwoord, onder uw leiding en toezicht gebeurt. U bent dus aansprakelijk voor al deze handelingen, tenzij u bij Factuur Assist heeft gemeld dat een ander uw wachtwoord kent.

Met de Factuurgenerator verwerkt u persoonsgegevens. Factuur Assist treedt hierbij op als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming; u bent de verantwoordelijke. U vrijwaart Factuur Assist van alle aanspraken van betrokkenen onder deze wet.

Gebruiksregels

De Factuurgenerator is bedoeld voor bedrijven, ZZP’ers en organisaties. De Dienst is niet bedoeld voor consumenten.

U mag alleen een account aanmaken, indien u 18 jaar of ouder bent.

U mag een account voor maximaal één bedrijf gebruiken. Voor een ander bedrijf dient een nieuw account te worden aangemaakt.

U dient er zelf zorg voor te dragen dat uw contactgegevens in het systeem up-to-date zijn. Denk hierbij aan uw eigen e-mailadres, uw telefoonnummer en de contactgegevens van uw contactpersoon voor gegevensbescherming.

Het is verboden de Factuurgenerator te gebruiken voor handelingen die in strijd zijn met de Nederlandse of andere toepasselijke wet- en regelgeving. Hieronder valt onder meer het opslaan of verspreiden via de Dienst van informatie die smadelijk, frauduleus, misleidend, lasterlijk of racistisch is.

In het bijzonder is het verboden de Factuurgenerator op dusdanige wijze te gebruiken dat overlast of hinder voor andere gebruikers ontstaat. Onder meer valt hieronder het inzetten van eigen scripts of programma’s voor het up- of downloaden van grote hoeveelheden data, of het excessief vaak doen van aanroepen van de Dienst.

Indien Factuur Assist constateert dat u bovengenoemde voorwaarden overtreedt, of een klacht hierover ontvangt, mag Factuur Assist zelf ingrijpen om de overtreding te beëindigen.

Indien naar het oordeel van Factuur Assist hinder, schade of een ander gevaar ontstaat voor het functioneren van de computersystemen of het netwerk van Factuur Assist of derden en/of van de dienstverlening via internet, in het bijzonder door overmatig verzenden van e-mail of andere gegevens, lekken van persoonsgegevens of activiteiten van virussen, Trojans en vergelijkbare software, is Factuur Assist gerechtigd alle maatregelen te nemen die zij redelijkerwijs nodig acht om dit gevaar af te wenden dan wel te voorkomen.

Factuur Assist is te allen tijde gerechtigd om aangifte te doen van geconstateerde strafbare feiten. Voorts is Factuur Assist gerechtigd om uw naam, adres, IP-adres en andere identificerende gegevens af te geven aan een derde die klaagt dat u inbreuk maakt op diens rechten, diens privacy of deze gebruiksvoorwaarden, mits de juistheid van die klacht in redelijkheid voldoende aannemelijk is, er geen andere wijze is om aan deze gegevens te komen en de derde een duidelijk belang heeft bij afgifte van de gegevens.

Factuur Assist kan de schade als gevolg van overtredingen van deze gedragsregels op u verhalen. U vrijwaart Factuur Assist van alle aanspraken van derden die betrekking hebben op schade als gevolg van een schending van deze gebruiksregels.

Beschikbaarheid en onderhoud

Factuur Assist spant zich in om de Dienst beschikbaar te laten zijn, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid.

Factuur Assist onderhoudt de Factuurgenerator actief. Indien onderhoud naar verwachting leidt tot een beperking van de beschikbaarheid, zal Factuur Assist dit uitvoeren als het gebruik van de Dienst relatief laag is. Dit onderhoud wordt zo mogelijk vooraf aangekondigd. Onderhoud in verband met calamiteiten kan op ieder moment plaatsvinden en wordt niet vooraf aangekondigd.

Factuur Assist draagt er zorg voor dat de databases dagelijks worden geback-upt. Ook worden bestanden en facturen op meerdere harde schijven gearchiveerd, om te voorkomen dat gegevens verloren zouden kunnen gaan.

Intellectueel eigendom

De Dienst Factuurgenerator, de bijbehorende software alsmede alle informatie en afbeeldingen op de website is het intellectueel eigendom van Factuur Assist. Deze mogen op geen enkele wijze gekopieerd of gebruikt worden zonder aparte schriftelijke toestemming van Factuur Assist, behalve in de gevallen waarin dat wettelijk is toegestaan.

Informatie die u opslaat of verwerkt via de Dienst is en blijft uw eigendom (of dat van uw toeleveranciers). Factuur Assist heeft een beperkt gebruiksrecht om deze informatie in te zetten voor de Dienst, inclusief voor toekomstige aspecten daarvan. U kunt dit gebruiksrecht intrekken door de betreffende informatie te verwijderen en/of uw abonnement te beëindigen.

Indien u informatie stuurt naar Factuur Assist, bijvoorbeeld feedback over een fout of een suggestie voor verbetering, geeft u haar een onbeperkt en eeuwigdurend gebruiksrecht deze informatie te gebruiken voor de Dienst. Dit geldt niet voor informatie die u nadrukkelijk als vertrouwelijk markeert.

Factuur Assist zal geen kennis nemen van gegevens die u opslaat en/of verspreidt via de Factuurgenerator, tenzij dit noodzakelijk is voor een goede dienstverlening of Factuur Assist daartoe verplicht is krachtens een wettelijke bepaling of gerechtelijk bevel. In dat geval zal Factuur Assist zich inspannen de kennisname van de gegevens zo veel mogelijk te beperken, voor zover dit binnen haar macht ligt.

Vergoeding voor de Dienst

Aan het gebruik van de Factuurgenerator is een vergoeding verbonden voor gebruik van bepaalde functionaliteit. U wordt bij de betreffende functionaliteiten vooraf gewezen op de bijbehorende prijzen. De vergoeding is per maand verschuldigd en wel vooraf.

Betaling van maandelijkse abonnementsgelden vindt plaats via automatische incasso rond de eerste dag van iedere maand. Eventuele extra verbruikskosten van de voorgaande maand worden dan ook geïncasseerd. Indien u de maandelijkse abonnementsgelden op een andere wijze wenst te betalen, neem dan contact op met support.

Regelmatig zijn er speciale aanbiedingen, waarbij u -tegen korting of samen met extra services- meerdere maanden vooruit betaalt. Deze betalingen worden verricht volgens de betaalinstructies op de website.

Omdat de Dienst direct geleverd wordt, en wel op uw uitdrukkelijk verzoek, is het niet mogelijk een betaling ongedaan te maken met een beroep op de Wet koop op afstand.

Als een betaling niet tijdig is gedaan, wordt de toegang tot uw account automatisch beperkt. Als na herinnering de betaling nog steeds niet is voldaan, dan kan Factuur Assist wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen. Ook heeft Factuur Assist dan de rechten om 1) de overeenkomst te ontbinden, 2) het abonnement te beëindigen en 3) uw account te verwijderen. Dit zonder dat voor dit alles een ingebrekestelling verzonden hoeft te worden. Factuur Assist is in geen geval aansprakelijk voor schade doordat er geen toegang meer is tot uw gegevens, bijbehorende administratie en/of facturen.

Factuur Assist is gerechtigd de prijzen ieder moment aan te passen. Prijswijzigingen gelden niet voor een reeds betaalde abonnementsperiode; de actuele prijs wordt dan gehanteerd vanaf het moment van abonnementsverlenging. Prijswijzigingen worden minimaal 60 dagen van tevoren aangekondigd via de Dienst en via de mail. Indien u de prijswijziging niet wenst te accepteren, kunt u de Dienst opzeggen met in achtneming van de normale opzegtermijnen.

Garanties

Factuur Assist streeft ernaar dat alle informatie in de Factuurgenerator actueel, accuraat en foutloos is, maar er kan hiervoor geen garantie worden gegeven. Het kan gebeuren dat overzichten, berekeningen of facturen die u in de Factuurgenerator maakt, fouten of onvolledigheden bevatten. Dit als gevolg van systeemfouten bij Factuur Assist Factuurgenerator, of onjuistheden in gegevens die u als gebruiker zelf hebt ingevoerd. Factuur Assist raadt u als gebruiker aan om overzichten, berekeningen en facturen altijd na te (laten) kijken voordat u deze verstuurt naar een klant of voor andere externe doeleinden gebruikt.

Factuur Assist mag van tijd tot tijd de functionaliteit van de Factuurgenerator aanpassen. Daarbij zijn uw feedback en suggesties welkom, maar uiteindelijk beslist Factuur Assist zelf welke aanpassingen zij al of niet doorvoert, welke functionaliteit zij toevoegt of verwijdert. Hierdoor kan het gebeuren dat functionaliteiten niet meer werken, of niet meer beschikbaar zijn op bepaalde apparaten.

Factuur Assist biedt helpdesk-support om u te helpen met vragen over de Factuurgenerator. Er staan veel gestelde vragen op de website en anders kunt u een mail sturen. Mails richting support worden gemiddeld genomen binnen twee werkdagen beantwoord. Alle informatie op de website en in de mails is bedoeld om u te helpen, maar er kunnen geen rechten worden ontleend aan antwoorden van de helpdesk. Voor inhoudelijk advies adviseert Factuur Assist u om contact op te nemen met een boekhouder of accountant.

Eigen verantwoordelijkheid bewaarplicht administratie

U bent altijd zelf verantwoordelijk voor de wettelijke bewaarplicht van uw facturen, administratie en andere stukken, ook na het beëindigen van uw abonnement. Deze bewaarplicht betekent dat u los van de Factuurgenerator kopieën van uw facturen dient te bewaren in uw eigen administratie. Voor de fiscus dient u facturen minimaal 7 jaar te bewaren, voor andere doeleinden kan dit een nog langere periode zijn.

Na beëindiging van uw abonnement zal Factuur Assist uw facturen en overige data nog 6 maanden beschikbaar ter inzage houden. Na deze 6 maanden is Factuur Assist gerechtigd de facturen en overige data te verwijderen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

U kunt Factuur Assist ook opdracht geven om bij het beëindigen van uw abonnement al uw gegevens te verwijderen. In dat geval worden al uw gegevens binnen 1 week volledig verwijderd uit de databases en bestandsopslag.

Ontwerp factuursjabloon

Factuur Assist biedt de mogelijkheid om - tegen meerprijs – één of meerdere factuursjablonen te (laten) ontwikkelen aan de hand van uw eigen huisstijl of uw eigen factuurvoorbeelden.

Factuur Assist probeert u binnen een redelijke termijn te helpen met het realiseren van een factuursjabloon. Maar zij kan bij drukte of ondercapaciteit een wachtlijst hanteren.

Na het bouwen van de factuursjabloon stuurt Factuur Assist u een aantal proeffacturen aan ter controle. Na goedkeuring kunt u de sjabloon betalen middels een iDealbetaling. Daarna kunt u de factuursjabloon gebruiken voor uw definitieve facturen.

Een factuursjabloon is -vanwege de techniek- alleen te gebruiken binnen de Factuurgenerator en dus niet in andere softwarepakketten.

Het is technisch niet altijd mogelijk om factuursjablonen automatisch up-to-date te houden als de Factuurgenerator uitgebreid wordt met nieuwe velden of nieuwe functionaliteit. Hierdoor kan het voorkomen dat een nieuw veld of een nieuwe functionaliteit niet gebruikt wordt in een oudere factuursjabloon.

Voor het op een later moment wijzigen van factuursjablonen (of het up-to-date maken daarvan) kunnen kosten in rekening worden gebracht. Deze kosten dienen voor gebruik van de aangepaste sjablonen te worden voldaan.

Maatwerk

Factuur Assist biedt de mogelijkheid om een stuk software speciaal voor u op maat te maken, oftewel een Maatwerkoplossing. Te denken valt aan API koppelingen met andere softwarepakketten, extra administratie-onderdelen of klant-specifieke uitbreidingen. U kunt hiervoor een offerte opvragen bij Factuur Assist.

Bij een Maatwerkoplossing wordt een aparte Maatwerkovereenkomst opgesteld tussen Opdrachtgever en Factuur Assist. In deze Maatwerkovereenkomst staan dan bijvoorbeeld afspraken over ontwikkelen, testen, onderhoud, beschikbaarheid en het al dan niet updaten van de Maatwerk Oplossing ingeval de standaard Factuurgenerator wordt doorontwikkeld.

In de Maatwerkovereenkomst wordt ook vastgelegd in hoeverre de onderhavige gebruiksvoorwaarden van toepassing zijn op de Maatwerkoplossing. In geval een voorwaarde uit de Maatwerkovereenkomst strijdig is met een voorwaarde uit de onderhavige gebruiksvoorwaarden, prevaleert de voorwaarde uit de Maatwerkovereenkomst boven de voorwaarde uit onderhavige gebruiksvoorwaarden.

Aansprakelijkheid

Behoudens in geval van opzet of grove nalatigheid is de aansprakelijkheid van Factuur Assist beperkt tot het bedrag dat u heeft betaald over de drie maanden voorafgaand aan het moment van de schadebrengende gebeurtenis. De aansprakelijkheid van Factuur Assist voor directe schade zal in totaal nooit meer bedragen dan € 250,00.

Factuur Assist is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van bugs/fouten/onvolkomenheden in het systeem, als u die schade had kunnen voorkomen door informatie, overzichten, facturen of invoer te controleren of advies in te winnen bij een expert (boekhouder/administratiekantoor/accountant).

U bent zelf verantwoordelijk voor het bewaren van uw facturen en administratie binnen de wettelijke bewaartermijnen. Factuur Assist is niet aansprakelijk voor schade die u lijdt, doordat u geen externe kopie van uw facturen en administratie bewaart. Factuur Assist raadt u aan om buiten de Factuurgenerator ook een kopie van uw facturen en administratie te bewaren.

De aansprakelijkheid van Factuur Assist voor indirecte schade is uitgesloten. Onder indirecte schade wordt verstaan alle schade die geen directe schade is en daarmee in ieder geval, maar niet beperkt tot, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade door het niet behalen van marketingdoeleinden, schade verband houdende met het gebruik van gegevens of databestanden, of verlies, verminking of vernietiging van gegevens of databestanden.

Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is dat u de schade uiterlijk binnen twee maanden na ontdekking schriftelijk bij Factuur Assist meldt.

De in dit artikel bedoelde uitsluitingen en beperkingen komen te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Factuur Assist of haar bedrijfsleiding.

In geval van overmacht is Factuur Assist nimmer gehouden tot vergoeding van de daardoor bij u ontstane schade. Van overmacht is onder meer sprake bij storingen of uitvallen van het internet, de telecommunicatie-infrastructuur, stroomstoringen, binnenlandse onlusten, mobilisatie, oorlog, stremming in het vervoer, staking, uitsluiting, bedrijfsstoornissen, ziekte van personeel, stagnatie in toelevering, brand en overstroming.

Duur en opzegging

De overeenkomst, zoals beschreven in onderhavige gebruiksvoorwaarden, gaat in zodra u voor het eerst gebruikt maakt van de Dienst Factuurgenerator en loopt dan voor onbepaalde tijd.

Als u voor het eerst gebruik maakt van de Dienst, start u met een proefabonnement voor 30 dagen. U kunt deze overzetten naar een betaald maandabonnement. En anders eindigt het proefabonnement na 30 dagen.

Uw betaalde maandabonnement kunt u op ieder moment opzeggen. Uw maandabonnement loopt dan door tot het einde van de maand.

Regelmatig zijn er speciale aanbiedingen, waarbij u een aantal maanden vooruit kunt betalen tegen een kortingstarief of samen met een extra service. Als u opzegt tijdens deze vooruitbetaalde maanden, dan loopt uw abonnement door tot het einde van de laatste maand die u vooruit betaald heeft. En anders stapt u weer over naar een betaald maandabonnement.

Opzeggen kunt u doen in uw account van de Factuurgenerator. Reeds betaald abonnementsgeld wordt niet teruggestort.

Nadat uw abonnement beëindigd is, kunt u uw account nog 6 maanden inzien (maar u kunt dan bijvoorbeeld geen wijzigingen meer aanbrengen). Gedurende deze 6 maanden is de overeenkomst gewoon van toepassing, maar de functionaliteit van de Dienst is beperkt en u betaalt geen abonnementsgeld meer over die maanden. Na afloop van deze 6 maanden zal Factuur Assist uw gegevens en facturen verwijderen.

Factuur Assist behoudt zich het recht voor om de Dienst Factuurgenerator permanent stop te zetten, bijvoorbeeld wanneer de kostprijs voor het leveren van de Dienst (en bijbehorende services) hoger is geworden dan de opbrengst uit de abonnementen. Mocht dit zich voordoen, dan wordt u hier minimaal 6 maanden van tevoren over geïnformeerd via de mail en/of de website.

Op verzoek en tegen meerprijs kan Factuur Assist u een kopie van alle opgeslagen data en/of bestanden verschaffen. Informeer naar de mogelijkheden en kosten.

Wijzigingen gebruiksvoorwaarden

Factuur Assist mag deze gebruiksvoorwaarden op ieder moment aanpassen.

Factuur Assist zal de wijzigingen van de gebruiksvoorwaarden ten minste 60 dagen voor inwerkingtreding aankondigen via de Dienst en via e-mail, zodat u daar kennis van kunt nemen.

Indien u een wijziging of aanvulling niet wenst te accepteren, kunt u de overeenkomst opzeggen: hierbij geldt de dag voor de datum van inwerkingtreding als einddatum. Gebruik van de Dienst na de datum van inwerkingtreding geldt als acceptatie van de gewijzigde of aangevulde voorwaarden.

Verwerkersovereenkomst

U kunt in de Factuurgenerator persoonsgegevens invoeren van onder andere uw relaties. Om te kunnen voldoen aan de AVG-wetgeving dienen Factuur Assist en u daarom een verwerkersovereenkomst af te sluiten. Deze verwerkersovereenkomst is een bijlage (in een apart document) bij onderhavige gebruiksvoorwaarden.

Op basis van deze verwerkersovereenkomst zal Factuur Assist de persoonsgegevens die u invoert alleen verwerken als u Factuur Assist daar de opdracht voor geeft. U verstrekt Factuur Assist deze opdracht door akkoord te gaan met de gebruiksvoorwaarden en de verwerkersovereenkomst. Dit akkoord geeft u bij het aanmaken van uw account.

Overige bepalingen

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Voor zover door de regels van dwingend recht niet anders wordt voorgeschreven, zullen alle geschillen in verband met de Factuurgenerator worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter voor het arrondissement waarin Factuur Assist gevestigd is.

Indien een bepaling in deze gebruiksvoorwaarden eist dat een mededeling “schriftelijk” moet worden verricht, is tevens voldaan indien de mededeling per e-mail of communicatie via de Dienst wordt verricht, mits in voldoende mate vaststaat dat het bericht werkelijk afkomstig is van de beweerdelijke afzender en dat de integriteit van het bericht niet is aangetast.

De versie van communicatie of informatie zoals opgeslagen door Factuur Assist wordt geacht juist te zijn, tenzij u tegenbewijs levert dienaangaande.

Indien een bepaling in deze gebruiksvoorwaarden nietig blijkt te zijn, tast dit niet de geldigheid van de gehele gebruiksvoorwaarden aan. Partijen zullen in dit geval ter vervanging (een) nieuwe bepaling(en) vaststellen, waarmee zoveel als rechtens mogelijk is aan de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling gestalte wordt gegeven.

Factuur Assist is gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit de overeenkomst over te dragen aan een derde die de Factuurgenerator of (een deel van) de betreffende bedrijfsactiviteit van haar overneemt.