Wat is een factuurnummer?
Tips en voorbeelden

Heb jij een klus afgerond? Dan is het tijd om een factuur op te stellen om naar je klant te sturen. De Belastingdienst stelt enkele eisen aan facturen. Zo is het verplicht om een factuurnummer te vermelden op jouw facturen. Het is belangrijk dat je aan de gestelde eisen voldoet, want anders kunnen zowel jij als jouw klant hierover vragen krijgen bij een controle van de belastingdienst. Wij vertellen je meer over een juiste factuurnummering.

Wat is een factuurnummer en waarvoor dient het?

Je gebruikt een uniek factuurnummer om de facturen in jouw administratie mee te identificeren. Dit is handig voor jezelf, want zo kun je snel een factuur terugvinden als je deze achteraf nog eens nodig hebt. Ook jouw klant kan je facturen makkelijk onderscheiden dankzij het unieke nummer. Als een zelfde nummer 2x voorkomt, is de factuur dubbel. Je kan dan ook niet hetzelfde nummer gebruiken op al jouw facturen, maar kiest voor een bepaalt format en nummert de facturen vervolgens in oplopende volgorde. Dit is verplicht volgens Nederlandse wet en Belastingdienst. Het is gebruikelijk dat de klant jouw factuurnummer opneemt in de bankomschrijving wanneer deze via de bank betaalt. Jij kunt dus in een oogopslag zien of al jouw facturen betaald zijn.

Welke eisen worden gesteld aan factuurnummering?

Volgens de Nederlandse wet worden er een aantal eisen aan een factuur gesteld. Voor de factuurnummering geldt het volgende:

• Factuurnummers moeten uniek zijn. Het is dus niet toegestaan om 2 keer hetzelfde nummer te gebruiken;
• Je factuurnummersysteem moet doortellen. Bij controle door de Belastingdienst mogen er geen facturen ontbreken.
• Ze moeten qua tijdsvolgorde oplopen (chronologisch). Met andere woorden: bij het sorteren op factuurnummer, moet ook de factuurdatum oplopen.

Bij uitzondering is het mogelijk om meerdere reeksen te hanteren. Hier moet je dan wel een goede reden voor hebben. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen doordat je verschillende geautomatiseerde systemen gebruikt voor het maken van je facturen. In dit geval valt het wel aan te raden om vooraf te overleggen met de Belastingdienst of je boekhouder, om problemen bij controle achteraf te voorkomen.

Voorbeeld van factuurnummering

Er zijn verschillende modellen waar je voor kunt kiezen bij de nummering van jouw facturen. Een veelgebruikt format start met het jaartal, een paar nullen en vervolgens het nummer: 2021-0001. Je begint dan ieder jaar opnieuw met tellen. Ook zorgt een jaartal vooraan ervoor dat je gemakkelijk aan het factuurnummer kunt zien wanneer de factuur is opgesteld. Je hoeft niet bij 1 te beginnen als je begint met tellen. Jouw klanten kunnen hier namelijk uit afleiden hoeveel klanten je hebt en hoeveel facturen je stuurt. Zeker als je weinig facturen maakt of net start is dit misschien niet zo prettig. Let op: jouw gekozen nummering moet het mogelijk maken om voldoende facturen te maken in een jaar. Met een format als 202101, 202102, 202103 kun je maximaal 99 facturen verzenden.

Facturatieprogramma of factureren in Word?

Een aantal ondernemers gebruikt Word om facturen te maken. Zolang het om één simpele factuur gaat is dat prima. Maar als je meerdere facturen per maand maakt, loop je al snel kans dat je rekenfoutjes maakt. Of je vergeet om factuurnummers op te hogen, waardoor jouw facturen niet meer uniek zijn en je administratie niet meer klopt.

Als je kiest voor een facturatieprogramma, voorkom je dat je fouten maakt. Een facturatieprogramma rekent de bedragen voor je uit en controleert of de factuur aan alle eisen voldoet. Naast het factuurnummer komt er ook een logo en bedrijfsnaam op jouw factuur te staan. De klant ziet op een overzichtelijke factuur in één oogopslag het te betalen bedrag, de betalingstermijn en jouw bankrekeningnummer.

Een professionele factuur die voldoet aan alle eisen maak je gemakkelijk en snel met de Factuurgenerator. Maak direct een factuur voor jouw bedrijf.