Hoe maak je een eerste factuur?
Net gestart?
Als je net gestart bent als ondernemer, komt daar veel bij kijken. Allerlei dingen moeten worden geregeld: je maakt reclame voor je nieuwe bedrijf, je komt in contact met klanten en ook horen er een aantal administratieve zaken bij.
Vroeg of laat wil je je geld ontvangen voor de producten of diensten die je hebt geleverd. Om dat netjes te kunnen doen, maak je een factuur.
Je eerste factuur maken?
Voordat je begint met het maken van je eerste factuur, is het goed om te weten wat de eisen zijn van de belastingdienst.
Zet in ieder geval de volgende gegevens in een document:
- Je vestigingsadres
- Identificatiegegevens van je bedrijf: Kvk-nummer en BTW-nummer
- Je contactgegevens, zoals website, e-mail en telefoonnummer, zodat je klant contact met je kan opnemen over de rekening.
- Het vestigingsadres van je klant
-
Een duidelijke omschrijving welke producten en/of diensten je levert. Per regel:
- Aantal
- Eenheid: bijvoorbeeld kilo, uur, stuks
- Heldere omschrijving van product of dienst
- Voeg eventueel ook bedragen in
- Een factuurnummer. In je administratie moet dit nummer oplopend (zonder gaten) doortellen.
- Het BTW-tarief en BTW-bedrag, en splits dat uit als er meerdere tarieven zijn
- Het totaalbedrag exclusief en inclusief BTW dat je in rekening brengt. En het BTW bedrag
- Eventuele betaalinstructies. Denk aan je bankrekeningnummer, de tenaamstelling daarvan en ook de termijn waarbinnen je klant moet betalen.
-
Datums:
- Factuurdatum: de datum waarop je de factuur uitreikt
- Leveringsdatum(s) of leveringsperiode waarin je gewerkt hebt
- Eventueel vervaldatum: voor welke dag je klant dient te betalen
- Mooi opmaken: voorzie je factuur van een bedrijfslogo, een huisstijl, wat kleuren en pas het lettertype aan.
Waarom is een factuur nodig?
- Klanten willen weten waar ze voor betalen. Een factuur geeft inzicht in wat er betaald dient te worden en hoe de kosten opgebouwd zijn. Dit voorkomt vragen achteraf.
- De meeste ondernemers zijn verplicht om BTW af te dragen aan de belastingdienst. Bij een eventuele controle is het van belang dat je een nette BTW-administratie kunt laten zien. Een correcte facturenadministratie hoort daar ook bij.
Hoe lang moet je een factuur bewaren?
Voor de belastingdienst ben je verplicht om gewone facturen 7 jaar te bewaren. In een aantal gevallen moet je facturen zelfs 10 jaar bewaren.
Hulp nodig?
De Factuurgenerator helpt je stap voor stap bij het maken van je eerste factuur. Probeer het 30 dagen gratis en vrijblijvend